Les 9 principes pour gagner du temps

Partie 1

 

« Le temps est une ressource précise, limitée et constitue l’ultime contrainte du gestionnaire. »

(Atkinson, 1989)

Le temps semble être une denrée rare. Qui n’a jamais terminé une journée de travail en se disant « J’ai tellement eu de crises à gérer que je n’ai même pas fait ce que je devais vraiment faire »?

La gestion du temps de travail est un problème qui touche tous les travailleurs autonomes et les entrepreneurs. Comme nous nous devons d’être multitâches et même multidisciplinaires, il devient difficile de s’arrêter et de se concentrer sur une seule tâche pour réduire notre « to-do list ».

Levez la main si vous avez un agenda sur votre téléphone, un sur votre ordinateur, et une version papier quelque part sous la paperasse. Beaucoup de gens tentent en vain de mieux s’outiller pour arriver à gérer leur temps efficacement, mais peu y arrivent.

C’est pourquoi, aujourd’hui, je vais vous donner les 9 principes pour gagner temps sans cassage de tête.

 

1- La « to-do list »

Comment gagner du temps

Avant de terminer votre journée de travail, prenez quelques minutes pour lister les tâches que vous devez faire demain. Placez-les en ordre d’importance, ou pas, selon votre préférence.

C’est le temps de vider votre esprit! Vous pourrez ainsi rentrer à la maison la tête légère et vous saurez ainsi ce qui vous attend demain. Plus de surprises!

 

2- La technique Pomodoro ou le Principe d’Illich

Illich et Cirillo ont une chose en commun, ils pensent tous deux que prendre des pauses est nécessaire à la productivité puisque notre productivité décroît et devient même négative après un certain nombre d’heures de travail.

Cirillo propose donc sa technique Pomodoro : faire une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes de travail, puis de prendre une pause de 15 minutes après 4 séances de 25 minutes.

Illich, quant à lui, pense, entre autres, qu’il est contre-productif de travailler sur son heure de lunch. Ça donnerait l’illusion d’être efficace, alors qu’en fait, c’est tout le contraire.

Quand on est plus productif, on abat plus de travail, on est plus rapide, et on dégage donc plus de temps pour les tâches moins importantes ou les urgences.

 

3- Gardez une marge pour les imprévus – La loi de Murphy

Il faut évaluer le temps nécessaire pour effectuer une tâche en tenant compte des imprévus. La loi de Murphy est claire à ce sujet : « Si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner ».

Épargnez-vous le stress de devoir rendre un document demain alors qu’il vous reste encore 10 pages à rédiger. Prévoyez plus de temps pour sa rédaction que ce que vous croyez avoir besoin.

Le pire qui peut vous arriver, c’est que vous ayez attribué trop de temps, que vous pourrez utiliser pour une autre tâche.

 

4- Limiter les interruptions – La loi de Carlson

Selon Comtois (2006), faire un travail de façon continue prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois. Tout travail interrompu est moins efficace.

Renvoyez vos appels à votre secrétaire (ou à votre adjointe virtuelle, pourquoi pas!), éteignez la sonnerie de votre téléphone portable, fermez la porte de votre bureau et terminez ce travail une fois pour toutes!

 

5- Se fixer des délais pour une tâche donnée – Principe de Parkinson

« Plus nous disposons de temps pour réaliser une activité, plus nous occuperons la totalité au-delà de ce qui était nécessaire »

Licette (2008)

Il faut se fixer des échéances réalistes, mais pas trop longues. Avoir un trop long délai pour effectuer une tâche, c’est le meilleur moyen pour procrastiner. Il n’y a rien de mieux qu’un délai juste assez serré pour nous motiver.


La suite plus tard cette semaine! Profitez-en pour mettre en application quelques uns de ces principes. Dites-moi ce qui fonctionne pour vous dans les commentaires!

Source: Analyse de l’organisation et de la gestion du temps des gestionnaires à travers les tâches et les activités – Véronique Lacombe (novembre 2011)

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