Comment bien déléguer sa gestion d’agenda

En étant entrepreneur, je suis certaine que tu es souvent débordé. Pour être sûr de ne manquer aucun rendez-vous et opportunité, tu dois t’assurer que ton temps est organisé et optimisé.

Selon une étude faite par Doodle Blog, 10 vérités à propos de la planification de rendez-vous, une personne passe 4 jours entiers par année à organiser son temps! Ce sont 4 journées qui auraient pu être utilisées pour partir en vacances avec les enfants. Ce n’est pas rien!

On ne se le cachera pas, beaucoup de secrétaires et d’adjointes gèrent les agendas de leur supérieur. Je le fais aussi pour mes clients!

Par contre, peu de gestionnaires, d’entrepreneurs et de travailleurs autonomes savent comment bien déléguer cette tâche. Nous allons ensemble visiter les deux bases fondamentales de la délégation d’agenda.

 

Partager son agenda

Assez évident non? Pour déléguer cette tâche, il faut bien sûr partager son agenda. Plusieurs options s’offrent à toi. Il y a Outlook (anciennement Hotmail), ou Google agenda qui peuvent tous deux être utilisés. L’avantage avec ces agendas c’est qu’ils se partagent facilement, oui, mais l’actualisation se fait en temps réel. Tu auras donc toujours ton agenda à jour. Il est aussi possible d’ajouter des codes de couleurs selon les types de rendez-vous (réunion, personnel, rencontre client, etc.)

Tu offres des services et tu donnes des rendez-vous à tes clients? GOrendezvous est une super plateforme très intuitive. C’est ma préférée!

 

Communiquer

La base de la bonne entente, c’est la communication. Lorsque tu délègues ta gestion du temps, il est pri-mor-dial que tu communiques avec cette personne. Ton adjointe préférée par exemple? 😉

Il est impératif que tu lui décrives tes attentes, tes disponibilités, le temps que tu désires te garder en journée pour effectuer les tâches qui demandent plus de concentration, le temps réservé à ta famille. Il est aussi très important de mentionner ce que tu veux qu’elle inscrive dans les détails des rendez-vous! On s’entend qu’un rendez-vous avec comme seule inscription « M. Tremblay », peut probablement porter à confusion.

Alors voilà, j’espère que cet article saura t’éclairer un peu mieux sur ce qu’est la délégation d’agenda. Si jamais tu as des questions, n’hésite pas!

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